Страница 10 из 11
Таким образом, если Вы настойчивы в ведении переговоров, используете все свои преимущества и оставляете нового поставщика с чувством неопределенности и даже недоумения, это не приведет к длительному, конструктивному и взаимноприятному взаимодействию.
Чтобы придать этому моменту большее значение, мы включим сюда то, что, по нашему мнению, является хорошей философией профессионального ведения переговоров:
1. Обе стороны имеют право и обязательство определить цели и намерения, которых они хотят достичь в процессе взаимодействия.
2. Цели и намерения одной стороны могут привести к созданию действительного или потенциального убытка и риска для другой стороны. Там, где это происходит, сторона, предвидящая опасности или убытки, имеет право ввести ограничения или не принимать поставленные условия, или иметь дополнительное возмещение за их принятие.
3. Ответственность, убытки и риск следует обсудить, понять и распределить в честной и открытой деловой манере. Обеим сторонам следует избегать попыток, направленных на то, чтобы способствовать или допускать неправильное толкование или обман.
4. Могут возникнуть ненамеренные ошибки и неправильное понимание в процессе переговоров. Там, где эти проблемы неожиданно возникли, обеим сторонам следует искренне стараться разрешить их.
5. Лучший контракт тот, который точно устанавливает взаимное понимание обеих сторон по всем проблемам, относящимся к делу.
6. Хороший контракт должен учитывать, что одна или обе стороны могут не справиться с выполнением своих обязательств, предусмотренных договором. Контракт должен включать в себя ясные стандарты деятельности и средства защиты. Это может помочь снизить вероятность возникновения претензий.
7. Не будьте ослеплены только соображениями цены. Качество обычно помнится даже после того, как о цене давно забыли.
В следующем разделе, посвященном переговорам, мы обсудим некоторые идеи по поводу того, как Вам следует вести переговоры, но нам бы хотелось, чтобы Вы отметили, что переговоры ведутся ради взаимного удовлетворения. Клиент или потребитель и поставщик играют одинаковую роль в этом процессе.
2.6. Соглашение
Окончательные стадии переговоров могут включать в себя составление и подписание контракта в менее официальных ситуациях, когда контракт не составляется и обсуждаемая поставка находится на другом уровне, гарантии для поставщика могут быть достигнуты более тонкими средствами.
Например, часть построения взаимоотношений с другими подразделениями и сотрудниками внутри или даже вне вашей организации вызовет неформальный обмен взаимными одолжениями и информацией. Этот процесс является очень важным, он помогает построить взаимоотношения и может привести к ситуации, при которой преодолеваются кратковременные трудности и могут решаться нерешаемые проблемы. Он также является основанием, на котором можно построить более длительные и более формальные взаимоотношения.
2.7. Управление взаимоотношениями
Не всегда разумно поручать все свои дела одному поставщику, если Вы никогда до того не имели с ним дел. Это желание достичь доверия иили иметь испытательный срок является обычным делом в новых взаимоотношениях. Кроме того, совершенно обычным является обнаружение в новых контрактах положений, которые дают обеим сторонам возможность разорвать взаимоотношения с минимальными потерями. Следует отметить, что данные положения включены туда не для того, чтобы поощрять такие события, обычно они являются признаком доверия или доброй воли и являются выражением уверенности, что обе стороны вступают в соглашение, которое должно лопнуть, даже не начавшись.
Здесь важно выразить, что способ начать, улучшать и развивать новые взаимоотношения состоит в создании атмосферы доверия и доброй воли. Взаимоотношения должны быть приемлемы для обеих сторон, и испытательные сроки – это хороший способ убедиться, что Вы не делаете серьезной ошибки, вовлекая себя в то, чем Вы вряд ли будете довольны. Это добавляет, а не снимает с Вас ответственности, поскольку означает, что Вы должны иметь абсолютно ясное представление о том, что Вы ожидаете получить от взаимодействия. Недопустимо выражать неудовлетворение по поводу взаимоотношений, которые вполне удовлетворяют всем вашим спецификациям, но каким–то образом не являются тем, что Вы ожидали, просто потому, что во время переговоров не было достаточно ясно, чего Вы ожидали от другой стороны.
В интересах обеих сторон развивать хорошие отношения, и в дальнейшем опираться на них.
Новые и старые взаимоотношения нуждаются в контроле. Это можно сделать различными способами, и это в определенной степени зависит от конкурентов.
В ситуации, в которой Вы находитесь, Вы можете быть не единственным человеком в своей организации, который связан с организацией или подразделением поставщика. Вы можете узнать о взаимоотношениях ваших коммерческих работников с работниками поставщика, или Вы можете знать, что ваш управляющий или главный исполнительный директор регулярно встречается со своими коллегами в организации поставщика. Это естественно будет влиять на ваш собственный подход и на подход поставщика к ведению переговоров.
Несмотря на сложности, которые могут возникнуть, существует немало простых вещей, которые можно предпринять, чтобы развивать взаимоотношения.
Первое – это количество обязательств, которые Вы намерены заложить во взаимоотношения. Мы уже рассмотрели основные намерения и соглашения, которые должны быть установлены в начале взаимоотношений Дальше для Вас необходимо развивать каналы связи между Вами и поставщиками. Это помогает вести операции быстрее и узнавать о проблемах как можно раньше. Это также обеспечивает установление взаимопонимания, которое поможет Вам решать не очень важные и даже важные проблемы неофициальным или полуофициальным способом, поддерживая свой имидж поставщика и способствуя взаимному доверию. Вам следует быть реалистом – Вы можете делать ошибки, и для ваших поставщиков, как и для Вас, важно осознавать, что они могут дать задний ход.
Построение взаимоотношений означает больше, чем просто рост взаимного удовлетворения. Построение взаимоотношений состоит в поддержании и улучшении этих взаимоотношений, чтобы довести до максимума продуктивность и эффективность вашего менеджмента в области получения товаров или услуг от ваших поставщиков. Оно также включает в себя возможность воспользоваться новыми изменениями у поставщика в случае, если это может иметь для Вас положительное влияние, и если это можно использовать немедленно. Следует иметь в виду и противоположное – наши поставщики могут также получить выгоду из такого стечения обстоятельств. Далее в этом модуле мы рассмотрим философию «точно во время». Ей нельзя следовать, не установив нужный тип взаимоотношений с вашими поставщиками.
Планирование времени
Чтобы поставки были эффективными, они должны происходить вовремя. Если требуемое не поставляется вовремя для выполнения своего предназначения, то задержка может привести к значительным потерям. Очевидно, что слишком ранняя доставка может также вызвать проблемы. В машиностроении, например, каждая фаза деятельности не может быть выполнена до тех пор, пока предыдущая не будет закончена, и маловероятно, чтобы на складе было свободное место для материалов, ожидающих, чтобы их затребовали. Материалы должны прибывать, когда это необходимо – не слишком рано и не слишком поздно.
Чтобы достигнуть этой цели поставок в получении всего необходимого вовремя, часто организуют специальную экспедиционную деятельность. Определение слов «заниматься экспедиционной деятельностью» в словаре означает способствовать прогрессу или развитию чего–либо. В товарном производстве экспедиционная деятельность может предприниматься в связи с приближением выполнения заказа потребителя к точке срыва или чтобы обеспечить снабжение материалами и ресурсами из других подразделений организации в нужное время. Этот тип экспедиционной деятельности обычно называется «внутренней экспедицией». Другая важная область экспедиционной работы состоит во взаимодействии с поставщиками и в обеспечении того, чтобы материалы доставлялись от них вовремя, это «внешняя» экспедиционная работа.