Страница 5 из 10
В случае судебного разбирательства переписка может быть использована как доказательство.
«Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”…»
Постарайтесь в почте не писать:
• конфиденциальную информацию (PIN-коды, пароли, коммерческие тайны);
• обсуждение и планирование незаконных действий (даже в шутку);
• оскорбления и резкие эмоциональные высказывания в адрес собеседника;
• негативные суждения о других людях;
• ироничные и саркастические высказывания и насмешки над людьми.
Все это может сработать против вас, если по какой-то причине станет известно другим людям. Ваш собеседник может в своих интересах использовать ваши письма или вашу почту могут взломать. Да и всегда (поверьте, всегда!), если вы плохо или иронично отзываетесь о каком-то третьем человеке, то рано или поздно это письмо по случайной ошибке обязательно кто-то ему перешлет.
«Один благотворительный фонд долго уговаривал богатого бизнесмена пожертвовать деньги. Переговоры и переписка длились долго, все уже были порядком измотаны. И однажды сотрудники благотворительного фонда, обсуждая между собой в переписке эту затянувшуюся историю, написали: «Когда же уже эти жирные коты раскошелятся?» Нужно ли говорить, что письмо попало к одному из этих «жирных котов»! Кто-то переслал цепочку, не перечитав все письма в ней. Вышло неловко.»
Не путайте личные и рабочие аккаунты
Не используйте личную почту для рабочих целей. И наоборот. Это поможет вам разделить два информационных пространства вашей жизни и переключаться между режимом рабочим и личным.
Вообще стоит относиться к корпоративной почте как к собственности организации, в которой вы работаете, а не вашей личной. Если возникнет необходимость кому-то из коллег что-то найти в вашей почте, вы спокойно сможете предоставить доступ к своему аккаунту и не переживать, что ваша личная переписка будет рассекречена. Если вы смените работу, то спокойно сможете передать свой почтовый ящик своему преемнику. Кроме того, если у вас аккаунт на корпоративном домене, то, скорее всего, сотрудники IT-отдела имеют доступ к вашему почтовому ящику и могут читать вашу переписку.
«Кажется, что тут все просто и очень понятно. Однако сложности встречаются там, где мы их не ждем. Например, мой знакомый студент решил отправить по почте своей девушке весьма откровенные фотографии. Думаю, каждый из вас легко может представить себе откровенные фотографии, которые влюбленные парочки пересылают друг другу. Ужас был в том, что он отправлял фотографии со смартфона, на котором по умолчанию стояла коллективная почта, которой пользовалась вся его учебная группа. Наутро все его одногруппники знали, насколько откровенный и страстный у них однокурсник.
Будьте осторожны не только с почтой на смартфоне, но и с приложениями, которые завязаны на ваш почтовый аккаунт. Когда я только узнала о существовании Google-календарей, то пришла в невероятный восторг: до чего же удобно все планировать! Распространила календарь на коллег, и теперь мы могли координировать свои совместные дела и мероприятия. Эйфория! Через день пришел начальник, на которого календарь тоже распространялся: «Оля, на субботу у нас запланирована депиляция. Это для всех или мне можно отказаться?» Я перепутала личный и рабочий календарь. С тех пор никогда не путаю.»
Выберите подходящее название почтового ящика
Когда мои студенты присылают мне письма с почтового ящика [email protected] или [email protected], я им объясняю, что эти прозвища подходят для личной почты, но не для деловой переписки. В деловой коммуникации такие имена использовать не стоит. К вам не будут серьезно относиться, если ваша почта называется [email protected]. Все прозвища, которыми вас называла ваша бабушка, ваши одноклассники и первая учительница, – не для деловой переписки.
Лучше всего, если ваша почта является производным от вашей фамилии и имени, например, [email protected]. Год рождения в название электронной почты включать не нужно. Для работы используйте почту, зарегистрированную на домене, на котором расположен ваш корпоративный сайт. Так, почта [email protected] скажет вашему собеседнику, что вы – Иванов Иван из организации «Агентство хитрецов», про которую можно почитать на сайте agentstvohitretsov.ru.
ОСВЕЖИТЕ В ПАМЯТИ НАЗВАНИЯ БУКВ В АНГЛИЙСКОМ АЛФАВИТЕ
КАЖЕТСЯ, МЫ ВСЕ ЕГО УЧИЛИ В ШКОЛЕ. НО ПОЧЕМУ-ТО СРАЗУ ЕГО ЗАБЫВАЕМ, КАК ТОЛЬКО НАЧИНАЕМ ДИКТОВАТЬ СВОЮ ПОЧТУ: «ЭС КАК ДОЛЛАР, У КАК РУССКОЕ И, И С ТОЧЕЧКОЙ, ИГРЕК КАК РУССКОЕ У». НАШЕЙ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТИ МОЖНО ТОЛЬКО ПОЗАВИДОВАТЬ, КОГДА МЫ НА ПАЛЬЦАХ СТАРАЕМСЯ ОБЪЯСНИТЬ, ЧТО ЗА БУКВУ МЫ ИМЕЛИ В ВИДУ. ЭТО ВЫГЛЯДИТ СМЕШНО И НЕУВАЖИТЕЛЬНО ПО ОТНОШЕНИЮ К НАШЕМУ СОБЕСЕДНИКУ, ОСОБЕННО ЕСЛИ ОН, В ОТЛИЧИЕ ОТ НАС, АНГЛИЙСКИЙ АЛФАВИТ СО ВРЕМЕН НАЧАЛЬНОЙ ШКОЛЫ НЕ ЗАБЫЛ.
Пишите письмо снизу вверх
Как часто бывает такая ситуация: вы пишете в письме: «Отправляю вам образец договора», нажимаете «Отправить» и понимаете, что образец договора-то как раз и не прикрепили. Посылаете письмо вдогонку: «Простите, забыл файл прикрепить!», – а в копии при этом 30 человек, и перед всеми неловко.
Чтобы избежать такой ситуации, пишите письма всегда снизу вверх.
1. Собирались отправить файл? Значит, сначала прикрепляйте файл.
2. Напишите краткое пояснение, что это за файл и почему получатель должен его открыть.
3. Сформулируйте тему письма. Впишите в нужное поле.
4. Перечитайте.
5. Теперь можно вписывать адресата.
Адрес получателя всегда пишите в последнюю очередь. В том числе для того, чтобы случайно неаккуратным движением не отправить недописанное письмо.
Пишите настолько короткое письмо, насколько это возможно
Короткое письмо, в котором вы очень четко сформулировали свои мысли, – это дань уважения вашему собеседнику. Кроме того, навык писать короткие письма очень поможет вам экономить собственное время.
Чтобы понять, каким по объему должно быть ваше письмо, представьте, что получатель читает его в ванной, в пробке, на светофоре или во время пересадки в общественном транспорте. За несколько секунд собеседник должен понять, чего вы от него хотите. Это поможет вам сориентироваться, как должно выглядеть письмо.
Чтобы написать короткое письмо, нужно четко понимать, что вы хотите сказать. Это поможет вам сфокусироваться на главном и убрать из письма все лишнее. Обдумайте содержание и структуру письма до того, как начнете его писать, это позволит вам не сбиться с пути.
Если в письме слишком много информации и вопросов, то, возможно, вы пытаетесь в одном письме обсудить сразу несколько тем, и тогда письмо стоит разбить на несколько писем.
Чтобы не показаться грубым в коротком письме, используйте все необходимые формы вежливости (обращение, приветствие, представление, прощание, подпись).
Если вам нужно получить быстрый ответ, то задайте вопрос так, чтобы человеку легко было на него ответить.
Короткие письма, несмотря на свою краткость, должны содержать исчерпывающую информацию, необходимую для принятия решения. И не должны содержать не относящиеся к делу детали, лирические отступления, рассуждения, информацию не по теме.