Страница 19 из 30
Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи до сих пор остается ее строгая функциональность, так называемый «телеграфный стиль». Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-ПОДХОД» (глаголы во множественном числе).
В западной школе делового письма к оформлению деловой корреспонденции предъявляют те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В зарубежной школе делового письма наряду с «МЫ-ПОДХОДОМ» чаще наблюдается «Я-ПОДХОД». Он проявляется в использовании личного местоимения «Я» – глаголов в единственном числе в форме первого лица.
Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам в деловой переписке
• Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях и личных письмах: «Прошу Вас… (Сообщаем Вам…)».
• При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: «Уважаемые господа, ваше письмо…»
• С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: «Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи».
Из копилки «Справочного бюро» портала Грамота. ру[21]
Можно ли при обращении к одному человеку писать вы, ваш с маленькой буквы?
Употребление местоимения «вы» вместо «ты» при обращении к одному лицу само по себе уже представляет проявление уважительного отношения к этому лицу. Окончательное решение о написании «Вы» с прописной (для подчеркивания этого уважительного отношения) принимает автор текста.
Как писать местоимения «вы», «ваш» в интервью, в анкете?
Этот вопрос правилами правописания не регламентирован, однако на практике в средствах массовой информации местоимения «вы», «ваш» в интервью пишут строчными буквами.
На письменный запрос получатель должен ответить в течение 10 дней после получения. Если же послание получено по факсу или электронной почте, следует ответить на него в течение 48 часов, не считая выходных.
Юридическая справка
Правила применения стандартов установлены в п. 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации: «Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации».
То есть если ваша организация прошла сертификацию в системе ГОСТ Р и на вашей продукции стоит значок, то для вас применение ГОСТ Р 7.0.97–2016 будет носить обязательный характер
Знак РСТ – российский стандарт качества
Российские правила оформления деловых писем
Перед тем как перейти к характеристике особенностей делового письма в других государствах, следует сказать несколько слов об оформлении официальных писем в России.
Оформление официальных бланков регламентируется различными нормативными документами, среди которых основным в нашей стране с 01.07.2018 является ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
По ГОСТ Р 7.0.97–2016 официально существует три стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм) и А6 (105 × 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
• левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;
• правое – не менее 10 мм.
Допускает создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов и текста документа являются:
• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14.
и приближенные к ним[22].
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Письмо начинается с красной строки, абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочного интервала, а многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Бланк письма должен содержать следующие реквизиты компании-отправителя:
• эмблему (логотип) организации;
• наименование организации (как прописано в уставных документах) – автора документа;
• адрес организации;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на номер и дату входящего документа.
Эти данные упрощают процесс регистрации и обработки письма в компании, которая его получит.
Помимо реквизитов, составитель письма должен указать:
• должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью);
• фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо);
• перечень приложений (если есть);
• помимо собственных реквизитов отправитель письма должен указать реквизиты получателя.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Вначале пишется фамилия респондента, и только после этого его инициалы.
Примеры:
Генеральному директору
ОАО «АльфаБизнес»
г-ну Звереву А.В.
или
АО «ГаммаТехнологии»
Руководителю отдела рекламы
Степанову И.В.
Нельзя, чтобы документ содержал более четырех адресатов. Слово «копия» не ставится перед вторым, третьим и другими адресатами. Если адресатов много, необходимо составить список рассылки доку- мента.
Если письмо направляется физическому лицу, нужно указывать фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адрес.
Пример:
Никонорову В.В.
ул. Каменщиков, д. 23, кв. 16,
г. Барабинск, Барабинский р-н,
Новосибирская обл., 302632
Если адресатом письма является организация, указывается ее наименование и почтовый адрес.
Пример:
ООО «БетаБизнес»
ул. Ленина, д. 32, Краснодар, 254630
Подпись является одним из важных реквизитов любого документа. В этот реквизит входит:
• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании);
21
Портал «Грамота. ру» был создан в 2000 году по рекомендации Комиссии «Русский язык в СМИ» Совета по русскому языку при Правительстве Российской Федерации. Портал создавался при финансовой поддержке Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций и получил дальнейшую поддержку Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. (Прим. автора.)
22
Для государственных организаций и органов власти согласно п. 3.3. ГОСТ Р 7.0.97–2016 необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.