Страница 18 из 21
При этом срок действия выписки из ЕГРН законодательством не установлен. Однако информация в этих документах должна быть актуальной, поэтому выписки должны быть представлены в разумный срок с даты их получения. Эта позиция изложена в письме Минэкономразвития России от 02.06.2008 № Д08-1593.
2. Копия текста сообщения о проведении общего собрания.
3. Реестр вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания (либо почтовые уведомления о вручении сообщений).
4. Списки присутствующих и приглашенных лиц.
5. Документы (их копии), удостоверяющие полномочия представителей присутствующих и приглашенных лиц.
6. Документы, рассмотренные общим собранием в соответствии с повесткой дня общего собрания.
7. Письменные решения (бюллетени) собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, которые должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их (в случае проведения общего собрания в форме очно-заочного или заочного голосования).
8. Иные документы в случае их упоминания в содержательной части протокола общего собрания.
Это определено в п. 20 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах от 28.01.2019 № 44 / пр.
В реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений, рекомендуется включать сведения о распределении долей.
Такой реестр может одновременно являться листом регистрации собственников, пришедших на общее собрание.
До момента проведения общего собрания у его инициаторов должны быть:
– реестр собственников помещений в многоквартирном доме (в котором собственники будут голосовать и расписываться);
– сообщение о проведении общего собрания, где будет обозначена повестка, по которой ведутся обсуждения и голосование;
– документы, по которым принимаются решения
– бюллетени для их раздачи собственникам, если собрание носит очно-заочный характер.
В реестре собственников оптимально предусмотреть следующую информацию:
– местоположение многоквартирного дома (почтовый адрес);
– данные по площади жилых помещений многоквартирного дома, которые берутся за 100 % числа голосов;
– номер жилого помещения собственника;
– режим права собственности на данное помещение (индивидуальная, общая совместная или общая долевая);
– фамилию, имя, отчество (наименование) собственника, а также сведения о документе, подтверждающем право собственности на такое помещение (с 15.07.2016 года вместо номера и даты выдачи свидетельства о государственной регистрации права собственности или выписки из ЕГРП (ЕГРН) целесообразно указывать номер и дату государственной регистрации права или правоустанавливающего документа);
– фамилию, имя, отчество (наименование) представителя собственника (если собственник на постоянной основе определил своего представителя либо имеет своего законного представителя);
– количество голосов, принадлежащих собственнику помещения;
– информацию по количеству вопросов повестки голосования с возможностью проголосовать «за», «против», «воздержался»;
– место для подписи, подтверждающей факт голосования собственником.
Как сформировать повестку проведения общего собрания
Повестка вопросов общего собрания имеет обязательную и факультативную части.
Факультативная – это те вопросы, решения по которым необходимо принять на общем собрании.
Обязательная часть определена нормативами, и без нее есть риск признания протокола недействительным. При любой форме проведения общих собраний обязательным элементами повестки вопросов должны быть:
– выбор председателя и секретаря общего собрания;
– выбор членов счетной комиссии общего собрания;
– определение места (адреса) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений (если ранее такое место не было определено).
Проведение общего собрания в виде очного голосования
При очном голосовании на общем собрании собственники принимают решения по всем вопросам путем одновременного голосования по заранее согласованной повестке.
Для проведения очного голосования выбирается место. Специальных требований к нему нет, обычно общие собрания проводятся около подъездов, на детской площадке или в иных пригодных для этого местах придомовой территории.
Место проведения собрания обязательно следует определять в сообщении, т. к. в дальнейшем эта информация будет отражена в протоколе как обязательный реквизит.
В качестве даты проведения собрания имеет смысл выбирать вечер воскресенья, чтобы обеспечить большую явку собственников на собрание.
В процессе собрания выбранный председатель разъясняет участникам цели и повестку дня собрания и ведет само собрание. Согласно установленному порядку участники общего собрания:
– знакомятся с регламентом проведения общего собрания;
– слушают докладчиков по вопросам повестки дня;
– обсуждают решение по каждому из вопросов;
– голосуют по предлагаемым вопросам, выбирая один из вариантов: «за», «против» или «воздержался».
Все приложения к протоколу общего собрания должны быть пронумерованы. Номер приложения, а также указание на то, что документ является приложением к протоколу общего собрания, указываются на первом листе документа. Приложения являются неотъемлемой частью протокола общего собрания. Страницы протокола общего собрания и каждого приложения к нему должны быть пронумерованы и сшиты секретарем общего собрания, последняя страница протокола должна быть подписана лицом, председательствующим на общем собрании.
Это определено в п. 21 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах от 28.01.2019 № 44 / пр.
Проведение общего собрания в виде заочного голосования
Заочное голосование предполагает, что собственники принимают решения по повестке вопросов без очного совместного присутствия. В этом случае собственники получают бюллетень с повесткой вопросов и передают их инициатору общего собрания для окончания даты приема бюллетеней.
Обратите внимание, что проведение общего собрания в форме заочного голосования опросным путем возможно только в случае если ранее по данной повестке вопросов проводилось очное общее собрание, которое не имело кворума. Это определено в п. 1 и 2 ст. 47 ЖК РФ.
В качестве места приема целесообразно установить офис, почтовый ящик управляющей организации или одного из собственников (например, если собственников несколько и они живут в разных подъездах, можно для удобства жителей установить сразу несколько мест приема бюллетеней).
Проведение общего собрания в виде очно-заочного голосования
Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть проведено посредством очно-заочного голосования, предусматривающего возможность очного обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование, а также возможность передачи решений собственников в установленный срок в место или по адресу, которые указаны в сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.
В этой ситуации целесообразно очно-заочное голосование провести в две стадии:
– очно обсудить вопросы повестки дня и принять решения по вопросам, поставленным на голосование;
– получить бланки решений по месту и сроку, которые указаны в сообщении о проведении собрания.
Обратите внимание, что ЖК РФ также не запрещает при очно-заочной форме собрания провести эти стадии голосования одновременно. В таком случае очное обсуждение вопросов и заочное голосование будут проводиться не поэтапно, а параллельно. Это определено в п. 3 ст. 47 ЖК РФ.