Страница 10 из 20
Персональный управленческий учет; как создать обзор и контроль?
Построение аналитики: способы оценки личной эффективности
Коэффициенты для самоанализа мы будем описывать по нарастанию сложности. Некоторые из них можно использовать уже на начальном этапе хронометража, если это не создает для вас излишнего напряжения. Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но, как правило, бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей.
Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или закрашиванием квадратиков его принадлежность к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии.
Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа
Сначала мы должны определиться, расходы времени какого типа нас особенно интересуют, и ввести соответствующую классификацию.
Cамую древнюю классификацию такого рода предложил древнеримский философ Луций Сенека, в своих «Письмах к Луцилию» советовавший ему делить время на хорошо потраченное, дурно потраченное и потраченное на безделье.
Например, вы хотите отследить и по возможности увеличить расходы времени на приоритетный для вас проект А – написание дипломной работы, борьбу за досрочную выплату ипотеки, строительство дома и т. д Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А».
Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю „телефонный треп“». Очевидно, целью является уменьшение этого показателя. Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.
Для всех этих типов классификации показатели качества формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все затраты времени на проект А; все затраты на поглотитель времени), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «нетто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на проект А в общей структуре расходов).
И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневной планерки после назначения ведущего и введения корпоративных правил проведения совещаний?
Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации (например, расходы времени на общение с господином NN хотелось бы свести к нулю). Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации (например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %).
Для этого же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например вывод «в течение этой недели в среднем за сутки 8 часов 20 минут тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь ежедневных абсолютных показателей длительности сна.
Показатели, отражающие качество организации труда
Директор Института рационального использования времени в городе Гейдельберге Лотар Зайверт в книге «Ваше время – в ваших руках» приводит следующий способ оценки: для каждой работы нужно ответить на четыре вопроса, отражающие несколько важных аспектов вашего стиля управления личным временем.
1. Делегирование: было ли необходимым выполнять работу самому?
2. Техника личной работы: были ли оправданы затраты времени?
3. Целеполагание, самоорганизация: было ли целесообразным выполнение работы?
4. Планирование: был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?[5]
Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель (доля отмеченных расходов времени в общей структуре расходов). Л. Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если время, для которого какой-либо из ответов был отрицательным, превышает 10 % от общего рабочего времени.
Хронометраж – не самоцель. После выработки мышления, направленного на эффективность, основной задачей хронометража становится поставка информации для принятия решений.
Учет результатов; от времени к производительности труда
До сих пор мы говорили только об учете затрат времени и поиске способов их оптимизации. Но ведь нас интересуют не только и не столько сами по себе затраты времени, сколько получаемые в процессе деятельности результаты. Естественно, их тоже можно и нужно учитывать, а связать время и результаты нам поможет важнейшее понятие научной организации труда – производительность труда[6].
Производительность труда – важнейший показатель для оценки деятельности
Суть производительности труда предельно проста: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он получен. Например, триста деталей в час, три управленческих решения в минуту и т. п.
С производительностью труда все сравнительно просто, когда объект вашей деятельности более или менее материален, его можно посчитать поштучно или измерить объем. Несложно измерить количество созданных деталей, проданных холодильников.
Сложнее обстоят дела с творческой и управленческой деятельностью, поскольку результаты менее осязаемы. Тем не менее и здесь, как правило, можно найти количественные параметры. Ими могут быть количество написанного текста в тысячах знаков или страницах, количество новых идей и т. п.
Законный вопрос, который может задать читатель: не приводит ли учет такого рода количественных показателей к снижению качества работы, ведь можно написать много бестолкового текста или «родить» массу ненужных мыслей?
Действительно, кроме осей «время» и «результат» (частный случай – «деньги») в системе координат нашей «персональной корпорации» должна присутствовать ось «качество». Как правило, удобно рассуждать так: необходимый нам показатель качества мы фиксируем на некотором приемлемом уровне; показатель «результат» максимизируем, показатель «время» минимизируем.
Стоит заметить, что в любой интеллектуальной деятельности, и в частности в управленческой, зависимость производительности труда от внешних факторов может быть очень нелинейной. Например, вы не выспались, плохо себя чувствуете, а в голову приходят сильные идеи. Или наоборот, состояние прекрасное, но работа над документом почему-то не идет.
Здесь открывается огромное поле для экспериментирования, поиска ваших личных закономерностей, выявления условий, при которых вы работаете наиболее эффективно. Хронометраж и показатели производительности труда дают вам достоверную информацию для такого рода исследований и позволяют управлять личной эффективностью на основе точных фактов, а не привычек, эмоций и стереотипов.
«Измерение» качества процесса
Не всегда возможно количественно оценить результаты какого-либо процесса; более того, для некоторых процессов это просто не нужно. В особенности это касается отдыха, эмоционального общения и т. п., когда результатов как таковых может и не предполагаться, а ценность процесса состоит в нем самом.
Следует отметить, что некоторые люди по своему психологическому типу являются скорее процессоориентированными, чем целеориентированными. Для них собственное субъективное удовлетворение при выполнении работы важнее объективных результатов. Это не означает, что такой человек обязательно является плохим работником, не достигает высоких результатов и т. п. Просто он несколько иначе смотрит на вещи, поэтому лично для него более удобна система поддержки принятия решений, позволяющая не измерять объективные результаты процесса, а оценивать его качество.
5
Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. Книга издавалась на русском языке неоднократно. Можем рекомендовать ее как один из лучших источников информации по классическому тайм-менеджменту – достаточно компактный и содержательный. Все наши замечания о жесткости планирования в классическом тайм-менеджменте полностью относятся и к этой книге, что никак не умаляет ее достоинств при грамотном и критичном использовании.
6
Удивительно, что за несколько десятилетий существования движения последователей Любищева и разработки этой темы в движении ТРИЗ-ТРТЛ концепция производительности труда не была сколько-нибудь существенно затронута исследователями: учитывалось и классифицировалось исключительно время. О западном тайм-менеджменте не говорим, поскольку там вообще практически отсутствуют системные методы количественного учета, без которых невозможна научная организация личной работы. По мере сил восполняем эти пробелы в нашей книге.