Организованный ум

Успешные люди мастерски отделяют важные знания от бесполезных. Но как они это делают?

Разумеется, зачастую используют целую армию ассистентов, обеспечивающих им возможность концентрироваться на текущем моменте и достигать успеха. Смартфоны и разнообразные программы отлично помогают организовывать информацию. Однако чтобы категоризировать ее в максимально полезном формате, соответствующем устройству нашего мозга, необходима скрупулезная работа, которую способен выполнить только человек.

Большинство успешных людей ежедневно тратят время на так называемую активную сортировку; медсёстры скорой помощи, особенно в медицине катастроф, называют подобную работу «триаж[75] пациентов», или определение приоритетов. Термин происходит от французского trier, что значит «сортировать, просеивать, классифицировать». Наверняка и вы регулярно делаете нечто подобное, хотя и не называете это активной сортировкой. Речь об умении отделять то, что актуально в эту минуту, от всего, что пока не так важно. Это реализуется множеством разных способов, и вряд ли можно выделить какой-то один, самый правильный. Число категорий может меняться; кому-то приходится заниматься такой сортировкой чаще, кому-то реже, может, даже не каждый день. Так или иначе, этот процесс крайне важен для каждого стремящегося быть организованным, эффективным и продуктивным.

Несколько лет я работал личным ассистентом одного успешного бизнесмена, Эдмунда Литтлфилда. Он был СЕО[76] компании Utah Construction (позже переименованной в Utah International), которая построила плотину Гувера и многие другие сооружения по всему миру, включая половину туннелей и мостов к западу от Миссисипи. Во время моей работы у Литтлфилда он был также членом советов директоров General Electric, Chrysler, Wells Fargo, Del Monte, Hewlett-Packard. Это был человек фантастического интеллекта, он прекрасно разбирался в бизнесе и удивлял скромностью. Литтлфилд был щедрым ментором. Наши взгляды не всегда совпадали, но он неизменно с уважением относился к чужому мнению и старался вести обсуждение, опираясь на факты, а не на эмоциональные оценки. В самом начале моей работы ассистентом он научил меня делить входящую почту на четыре категории:

1. Все, что требует немедленных действий и решений. Сюда относится корреспонденция из офиса, от партнеров, а также счета, юридические документы и пр. Затем он сортировал эту группу документов по степени срочности и решал, чем займется сегодня же, а что можно отложить до завтра.

2. Важные дела, но не срочные. Мы называли эту группу «открытые вопросы». Сюда попадали, к примеру, инвестиционные отчеты, которые нужно было просмотреть; статьи, которые стоило прочесть; напоминания об очередном плановом техосмотре автомобиля, приглашения на вечеринки или мероприятия, запланированные не на ближайшие дни, и тому подобное.

3. Вещи не особенно важные, которые можно отложить, но все же нельзя игнорировать. В основном это каталоги продукции и журналы.

4. Мусор.

Время от времени Эд просматривал то, что накапливалось в каждой из стопок, и снова сортировал. Разумеется, в разных случаях число групп и подгрупп может быть другим. У одного из успешных людей система классификации состояла всего из двух категорий: оставить и выбросить. У другого система распространялась вообще на всю информацию, от полученных по почте материалов до рабочей переписки, как в электронной, так и в бумажной форме. Категории, созданные Литтлфилдом, можно подразделить на подгруппы для отдельных проектов, хобби, домашних дел и так далее.

Некоторые материалы хранились в стопках на столе, другие в папках или в памяти компьютера. Сортировка информации – мощный инструмент, помогающий не отвлекаться от важных дел, добиваться лучшей эффективности, причем и в практических делах, и в интеллектуальных. Определив приоритеты, начав работу и твердо зная, что сейчас вы заняты тем, что важнее всего, вы серьезно выигрываете: остальное может подождать, а вот на этом нужно сейчас сфокусироваться, и теперь нет опасений, будто что-то важное забыто.

Существует убедительное и понятное объяснение причин, по которым активная сортировка дает такие результаты. Фундаментальный принцип организации умственной деятельности, помогающий не забыть и не упустить ничего существенного, заключается в том, чтобы перестать занимать мозг задачами по организации работы и переложить это на внешние ресурсы. Если удается частично или полностью освободить его, мы начинаем делать существенно меньше ошибок. И дело не в ограниченных возможностях мозга, а в самих принципах работы механизмов хранения информации в памяти и извлечения при необходимости: эффективность этих механизмов может снижаться, когда приходится иметь дело сразу с несколькими задачами, относительная важность которых не определена. Активная сортировка – один из прекрасных способов использовать внешний мир для организации умственной деятельности: нужные сведения хранятся вот в этой конкретной папке, а не где-то там в глубинах памяти. Успешные люди изобрели уже десятки вариантов реализации этого принципа и используют разнообразные инструменты для напоминания о важном и дома, и в офисе, и в машине, и везде, где протекает их жизнь, чтобы снять с себя необходимость помнить обо всем на свете и переложить эту задачу на внешние механизмы. Все эти хитрости связаны с тем, что когнитивные психологи называют гибсоновскими возможностями, в честь исследователя Джеймса Гибсона.

В рамках гибсоновской теории возможностей считается, что особенности дизайна объекта всегда подсказывают, как этот объект использовать. Знаменитый пример, предложенный другим когнитивным психологом, Доном Норманом, – обычная дверь. Когда вы подходите к ней, откуда вы знаете, открывается она внутрь или наружу, то есть толкать ее или тянуть? Если входите через эту дверь регулярно, вы можете и запомнить, как ее открывать, но это удается далеко не всем. Когда участников эксперимента спросили: «Дверь вашей спальни открывается внутрь комнаты или наружу?» – большинство не смогли вспомнить. Но некоторые особенности дизайна двери подсказывают ответ: конструкция объекта указывает на оптимальные возможности его применения, чтобы не нужно было запоминать, то есть перегружать мозг информацией, которую лучше гораздо более надежно и эффективно хранить во внешнем мире.

Берясь за дверную ручку, вы чаще всего видите, позволит ли дверной косяк открыть ее, потянув на себя. Скорее всего, вы оцениваете это неосознанно, но мозг успевает проанализировать особенности устройства дверной коробки и подсказывает нужные действия: это гораздо более эффективно с точки зрения работы мозга, чем запоминание механизма открывания всех дверей, с которыми приходится сталкиваться. В офисных зданиях и прочих общественных пространствах особенности устройства дверей часто позволяют еще быстрее догадаться, как именно они открываются: если дверь нужно толкать, на месте ручки мы часто видим плоскую пластину, чтобы не за что было взяться и потянуть, а вот двери, которые нужно открывать на себя, обязательно имеют удобную ручку. Бывает, мы задумываемся на мгновение, в какую же сторону открывается дверь, особенно если мысли заняты чем-то важным. Но чаще всего мозгу удается моментально распознать способ открывания – это и есть проявление теории гибсоновских возможностей.

Дизайн телефонного аппарата на столе подсказывает, что именно нужно сделать для ответа на звонок: телефонная трубка имеет такой размер, чтобы была возможность взять в руку именно ее, а не другую часть устройства. В ручках ножниц два отверстия, и одно больше другого, чтобы было ясно, какое из них для большого пальца (и с этим часто мучаются левши). Оформление ручки чайника подсказывает, как удобнее всего его поднимать. И таких возможностей, обусловленных конструкцией и дизайном изделия, масса.

75

Триаж (медицинская сортировка, англ. Triage) – определение приоритета оказания помощи пациентам в зависимости от сложности их состояния.

76

СЕО (Chief Executive Officer, калька с амер. англ. «главный исполнительный директор») – директор, высшая управленческая должность, аналог генерального директора в России.