Страница 4 из 5
Форма приветствия. Международный деловой этикет в данном вопросе унифицируется на рукопожатии. Это форма приветствия традиционно характерна для западного эталона.
Надо помнить о том, что рукопожатие – вещь достаточно информативная. Длительность рукопожатия, положение ладони могут передать партнеру определенные чувства. Пожатие обеими руками выражает повышенное проявление чувств. В зависимости от того, куда кладется левая рука – на запястье, локоть или плечо, выражается степень чувств к партнеру.
В традициях других культур формы приветствия другие. Например, в Японии принято кланяться, в Индии складывать руки и прижимать их к груди, в арабских странах при встрече обнимают друг друга. Будет всегда полезно для установления хорошего контакта показать партнеру еще и знание традиций его страны, но обязательно надо помнить, что не всегда местные традиции распространяются на иностранцев. Например, арабские объятия на иностранцев не распространяются.
Визитные карточки. Визитные карточки являются обязательным атрибутом при установлении деловых отношений. На полученную визитную карточку надо ответить своей визиткой. Особенно это важно для стран Юго-Восточной Азии. На полученные по почте или завезенные визитки полагается ответить своей визиткой в 24 часа.
Полученную визитку надо прочитать сразу, и, если требуется, уточнить вслух имя. Нельзя сгибать, мять, вертеть в руках полученную визитку – это воспринимается как неуважение.
Лучше всего иметь визитки на двух языках: родном и страны пребывания. Должность должна указываться полностью.
В международной практике принято в левом нижнем углу визитки карандашом или чернилами проставлять определенную аббревиатуру: p.r. (благодарность), p.f. (поздравление), p.f.c. (удовлетворение по поводу знакомства), p.c. (соболезнование), p.p. (заочное представление), p.f.N. (поздравление с Новым годом), p.p.c. (прощание в связи с выездом из страны, когда нет возможности нанести прощальный визит).
Допустимо на визитках надписи в третьем лице. Например, «Благодарит за поздравление», «Благодарит за внимание», «С наилучшими пожеланиями».
Подарки. Делать подарки и преподносить сувениры своим деловым партнерам – давняя традиция в деловом мире. Особенно важно учитывать это обстоятельство при переговорах с азиатскими, южноамериканскими и африканскими бизнесменами – в традициях этих стран подарки имеют почти культовое значение. Если при первой встрече, согласно этикету, подарки преподносят хозяева, при последующих встречах обмен подарками становится очень желательным для обеих сторон. Подарки дарят обычно при расставании.
К выбору подарков и сувениров следует относиться серьезно и с осторожностью. В ярко выраженных иерархических культурах одинаковый подарок руководителю и подчиненным будет оценен отрицательно. Стоимость подарка обязательно должна соответствовать ситуации: слишком дорогой подарок может быть воспринят как взятка. В некоторых странах ограничение стоимости подарков определено законом.
Если есть причины не принимать подарок, их вежливо аргументируют и без колебаний отказываются.
Если вас пригласили в гости, цветы для супруги партнера обязательны. В такой ситуации в качестве подарка западному партнеру будут уместны хорошие спиртные напитки. По этикету подаренные спиртные напитки на стол не выставляются.
Одежда. Если для деловых встреч во всем мире соответствующим считается строгий деловой костюм (и для мужчин, и для женщин), то неформальные мероприятия требуют знания местной специфики. Например, в Германии слишком выраженный блеск украшений вечерних нарядов считается безвкусным, в Италии же сверкающий наряд для женщины – норма. Важно также изучить отношение страны к украшениям и уместность их использования в различных ситуациях.
Не менее важно выбрать правильный цвет вечернего наряда. В разных странах цвета имеют разную символику. В Бразилии, например, будет ошибкой одеться в сочетание желтого и фиолетового, в Ирландии не любят красный цвет [19].
В западных странах костюм чисто черного цвета надевают только днем, лакированные туфли – только к фраку или смокингу.
Цветы. В вопросе выбора цветов присутствует большая вероятность совершить ошибку. Символическое значение и традиционное использование различных цветов сильно отличается в разных культурах. Например, в Испании, Франции, Греции, Германии хризантемы дарят только по печальным праздникам. В Италии хризантемы кладут только к памятникам и на могилы.
Некоторые француженки считают, что гвоздики приносят в дом несчастья, а в Германии эти цветы дарят на партийные праздники. Также не принято во Франции дарить цветы белого цвета [19].
При выборе цветов к определенному случаю лучше, по возможности, проконсультироваться на месте. Цветы при дарении не должны быть в обертке.
Переводчик. Переводчик иногда играет ключевую роль в налаживании взаимопонимания между партнерами. При переговорах через переводчика следует соблюдать ряд правил:
1. Говорить медленно, не допускать двусмысленного толкования сказанного.
2. Стараться не говорить длинными и грамматически сложными фразами.
3. Избегать поговорок и идиоматических оборотов. Существует риск, что они будут не поняты и неверно истолкованы.
4. Внимательно следить за реакцией партнера. Если сложилось впечатление, что он вас не понял, корректно доведите нужную информацию еще раз.
5. Накануне переговоров желательно провести час-другой с переводчиком, обсудить планируемые к обсуждению проблемы, разъяснить терминологию.
Светские беседы. В ведении светских бесед не рекомендуется высказывание решительных утверждений, резких осуждений, даже если вы считаете себя абсолютно правым. Не следует углубляться в какой-либо вопрос, вызывать споры или вовлекаться в них. Считается неучтивым заставлять собеседника повторять свои слова под предлогом того, что вы не расслышали каких-то деталей. Следует прервать беседу, если в комнату вошел новый человек, и ознакомить его вкратце с сутью беседы. Не стоит шептаться в гостях или отводить кого-то в сторону.
Людям всегда больше нравится внимательный и сочувствующий собеседник, чем болтливый хвастун с его мнениями и убеждениями.
Телефонные переговоры. Важно учитывать традиции телефонных переговоров в разных странах, связанных с особенностью образа жизни. Например, в Англии работа обычно начинается в 9.30, но звонить в это время не считается хорошим тоном. В Греции деловые люди, как правило, не звонят с 14.00 до 17.00. В Италии трудно дозвониться нужным людям после 14.00. Следует хорошо изучить традиционный распорядок дня ваших партнеров, можно уточнить у них самих, когда и как с ними лучше связываться. И важно не забывать о существовании разных часовых поясов.
Европейский стандарт делового телефонного звонка – 3 минуты. Нужно так готовиться к звонку, чтобы укладываться в это время. Возникшие новые сложные вопросы только обозначаются – решаются в переписке, при встрече или последующем подготовленном звонке. Если нужный сотрудник отсутствует, нужно попросить поднявшего трубку записать свои данные и указать точное время, когда будешь звонить снова.
Деловое письмо. Цель делового письма чаще всего состоит в том, чтобы склонить адресата к конкретному действию. Соответственно, письмо должно быть обращено на рассмотрение интересов, мыслей и забот адресата. С течением времени стиль делового письма все больше отступает от штампованных оборотов и приобретает признаки личного обращения. Слишком сухое по стилю письмо может быть сухо и воспринято.
Деловое письмо, обращенное к зарубежному партнеру, должно излагаться простой и ясной речью, желательно, без употребления специальных терминов, особенно, если они не общеприняты.