Страница 18 из 21
Типы задач
Все дела, которые мы решаем, можно разделить не только по значимости, но и по принципу привязки к временной точке.
Их получится всего три категории: Жёсткие, Гибкие и Бюджетируемые.
Жёсткие. То, что нельзя сдвинуть с тайм-ленты даже при большом желании.
«В 09:05 летучка у шефа».
«В 08.00 ты должен быть на рабочем месте, а проходную пересечь не позже 07:55, иначе – штраф за опоздание. Потом хоть трава не расти, в подсобке отоспишься, пока новую фуру не пригонят, но в 07:55 чтоб был!»
«В 15:40 вылет! Ты не зам губернатора, самолёт ждать не будет».
«Начало трансляции матча в 19:00. Бери полторашку и подходи».
Причём обратите внимание, жёстко может быть привязано только начало мероприятия, а может быть, и начало, и конец. Если мы путешествуем поездом, то, как правило, мы знаем и время отправления, и время прибытия. Аллилуйя Министерству путей сообщения. Если же это самолёт, то наверняка мы знаем только время окончания регистрации на рейс. Остальное в руках Божьих и Минтранса.
Если руководитель грамотный, то жёстко привязано и начало, и окончание совещания, которое он проводит; если нет, то привязывается только начало. Если вам значимо при устройстве на работу, структурная компания или стихийная, достаточно узнать, сколько времени проходят совещания и как часто. Частые и длинные совещания – это плохо, а внезапные и ненормированные – ещё хуже.
«Гибкие» задачи не привязаны к какой-то конкретной временной точке.
Они могут быть выполнены «когда удобно», но, как правило, имеют срок окончания.
«К утру», «к понедельнику», «к отпуску», «к Новому году».
«Позвони мне после 16:00», «К концу месяца успеешь?»
«Бюджетируемые» – это задачи без привязки срока начала и окончания процесса, но требующие определённой суммы времени. Причём часто необходимое время мы знаем только приблизительно.
Например, автомобильные перемещения. «Выехать можем, когда встанем, а доедем – как получится. Часа за три, думаю, доберёмся».
Кстати, задачи из раздела Важные/ НЕ срочные часто являются как раз бюджетируемыми и не имеющими чёткого начала.
Что и позволяет нам откладывать их реализацию.
Какие задачи в следующей фразе?
«Надо наконец-то понять, что творится с твоим коленом, сына! Талончик к врачу я тебе взяла на среду, на 15:00, но до того нужно сдать анализы. Лаборатория принимает с 08:00 до 09:00».
Исходя из особенностей типов задач, формулируем правила планирования дня.
1. Сначала фиксируются все жёсткие точки, которые являются скелетом дня.
2. Промежутки между жёсткими задачами заполняются гибкими задачами в порядке приоритетности.
Кстати, если вы работаете в системе многоярусного подчинения на позиции подчинённого, вам могут помочь два армейских принципа, страхующих от управленческой суеты:
1) «не торопись выполнять приказание – дождись, пока отменят»;
2) «не оставляй на завтра то, что можно сделать послезавтра».
Что поделать, если традиции командно-административной системы оказались у нас неубиваемы.
Если же вы руководитель, то от саботажа и нерасторопности подчинённых страхует дополнительная точка контроля: Отчёт о начале выполнения задачи. Не отчёт о промежуточных результатах, а отчёт о самых первых шагах. Позволяет понять, в правильном ли направлении пошёл подчинённый, да и начал ли движение вообще.
Этот метод работает независимо от типа компании и управленческой культуры. Иногда понять, как именно было понято ваше распоряжение каким-нибудь особо креативным подчинённым, можно только по его практическим шагам.
Если большинство времени вы проводите в квадрантах Важно/ НЕ срочно и Важно / Срочно, то основное правило – не откладывать.
После принятого решения любое промедление – вред. Дело, сделанное вовремя, хоть и с огрехами, ценней, чем великолепное качество, продемонстрированное с опозданием. «Ваш идеально выверенный отчёт нас не спасёт – нас уже оштрафовали». «Ваш прекрасно работающий демо-образец уже ни к чему – инвесторы уже уехали». И вообще, дорога ложка к обеду и «лучше один раз вовремя, чем два раза правильно».
Жёсткие____%
Гибкие_____%
Бюджетируемые__%
Проанализируйте, какая доля дел в Вашей жизни привязана жёстко. Можно ли какую-то их часть сделать гибче? Оптимально ли их количество?
Помните, что жёсткие задачи не только загоняют нас в стресс, но и не дают раскиснуть!
Волшебные цифры тайм-менеджмента, или «Как впихнуть невпихиваемое»
Принцип 40/60
Если в вашей деятельности много «внешних» или неожиданных задач, а, они как правило, приходят от клиентов, руководителей и маленьких детей, то при планировании дня необходимо оставлять временной зазор между жёсткими задачами. И зазор этот, в зависимости от количества «входящих» задач, может быть разным. По классике – не меньше 40 % времени, а по практике – у каждого по-своему. Если не оставлять зазоров, есть опасность запороть сразу ВСЕ задачи дня.
Если всё ваше время занято только суперприоритетными задачами, любая случайность, любой входящий звонок или нежданный посетитель в состоянии поломать вам весь график дня (недели, месяца). Когда один проект накладывается на второй, количество стресса так сильно возрастает, бывает, что уже никаких денег не надо, лишь бы успеть. Не до жиру.
Правило таково: при планировании между жёсткими задачами нужно оставлять «окна», которые заполняются гибкими задачами. О следующем принципе поговорим подробнее, так как это самое знаменитое оцифрованное правило тайм – менеджмента.
Назван так в честь Вильфредо Парето, итальянского экономиста и социолога, который исследовал распределение доходов в обществе конца XIX века.
Углубляясь в историю вопроса, узнаём, что сам Парето к числам «20/80» никакого отношения не имел. Да и именем своим ничего не называл. (Это сделал Джозеф Джуран уже в 1941 году.)
Сам принцип был сформулирован Парето примерно так: «Большая часть собственности принадлежит меньшей части семей».
Последователи расширили его идею до: «Большую часть результатов даёт меньшая часть усилий».
Классика тайм-менеджмента приводит в подтверждение принципа Парето статистику.
Но статистика – дело лукавое, поэтому предлагаю вместо конкретных цифр применять понятие «большинство и меньшинство».
Меньшая часть клиентов дает большую долю оборота. Именно поэтому в любой оптовой компании есть гласное или негласное деление на ВИП-клиентов и просто клиентов. И правила обслуживания разные, даже если и декларируется, что «для нас все клиенты равны». Все равны, но некоторые – ровнее.
Большинство преступлений совершаются небольшой группой «специалистов». И именно поэтому в советской юриспруденции был термин «рецидивист». Стоило загреметь в эту категорию по глупости или ошибке, и на качество доказательной базы уже никто не обращал внимания. «Кто был, тот снова там будет».
Случаи повторных ДТП – это вообще страшная правда наших «дорожных войн». Именно поэтому многие годы ГАИ пытается вернуть балльную систему суммирования нарушений. Чтоб злостные нарушители не могли отвертеться.
Большинство ложных тревог (сигнализация и скорая помощь) порождаются меньшинством причин. Некоторые бригады скорой помощи своих районных завсегдатаев знают в лицо, а диспетчеры по голосам узнают.
Есть ещё примеры, не требующей никакой статистики ввиду бытовой очевидности.
Подавляющее большинство времени мы используем не более одной пятой нашего гардероба. По крайней мере мужчины. И уж точно истирается не более 20 % от площади полового покрытия. Мы перемещаемся внутри помещений по невидимым, но логичным тропинкам.