Страница 2 из 10
1. Отвечать требованиям потребителей соответствующим образом и эффективно для компании.
2. Достичь эффективного выполнения операций по обработке заказов и разумной рентабельности операций, которые будут вносить позитивный вклад в общие цели по достижению прибыльности для компании.
В первом разделе нашего пособия мы рассмотрим, как обеспечивается выполнение функций отдела, и опишем деятельность, которая должна быть встроена в достижение главных целей и выполнение основных функций.
Факторы, связанные с персоналом, продукцией и финансами, могут быть разделены на подкатегории. От менеджеров ожидается, что они будут контролировать каждый из этих факторов. Мы будем далее описывать, что требуется, и какую деятельность требуется проводить, чтобы обеспечить выполнение и контроль за этими факторами.
Функциональная схема операций с запчастями показана на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Функциональная схема операций с запчастями
Принципы управления и деятельности, которые описаны в схеме, включают планирование, организацию, определение требований к персоналу, направления работы, координацию и финансовый контроль всех элементов, которые способствуют качественному выполнению функций отдела запчастей. Для эффективного управления отделом и выполнения его функций, этим требованиям должно уделяться пристальное внимание.
ПЛАНИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ И БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Для эффективного выполнения функций, необходимо подготовить годовой план мероприятий для каждого года вместе с планом деятельности в долгосрочной перспективе. План должен покрывать до нескольких будущих лет.
Если не иметь такого плана, то ясность целей отдела не будет очевидна. Отсутствие целей и плана является достаточно большой проблемой, поскольку невозможно осуществлять проведение соответствующего контроля за выполнением функций отделом. Внутрифирменные отношения между отделами также могут быть улучшены только на основе установления ясных внутренних межфункциональных и внутриотделенческих целей деятельности. Такие планы по работе отдела должны обеспечить основу, которая необходима для достижения целей. Они не должны быть простым перечислением событий.
План работы может быть установлением позитивного намерения того, как провести работу по выполнению плана без провалов. План работы устанавливается в соответствии с выделяемым или планируемым операционным бюджетом.
Сначала определяются цели по достижению прибыльности по году или по периодам. Это должно формировать базис, на котором устанавливаются различные планы и бюджеты. Бюджетные показатели должны сравниваться ежемесячно с реальными результатами, и отклонения должны быть соответственно тщательно изучены и проанализированы. После того, как результаты будут проанализированы, должны делаться усилия и проводиться соответствующие мероприятия, с целью улучшить будущее выполнение плана. Разработка мероприятий проводится по результатам контроля за работой, проводимой постоянно в течение года. Управление прибыльностью наиболее эффективно проводится посредством контроля за бюджетом и правильным выбором показателей по измерению и управлению результатами. Общая схема планирования и бюджетирования отделов запчастей приведена на рис. 1.2.
Рис. 1.2. Взаимосвязь между планом работы и бюджетным контролем
Если бюджетный контроль не осуществляется в достаточной мере, то достижение целей по прибыли может быть затруднено. План работы и бюджет должны быть прописаны так, чтобы помочь всем вовлеченным сторонам точно уяснить общие показатели, стратегию и лучше понимать перекрывающиеся требования и ответственность вовлеченных отделов или специалистов.
ПРОДАЖИ ЗАПЧАСТЕЙ И КОНТРОЛЬ ЗА ЗАТРАТАМИ
Вы должны управлять продажами, затратами и себестоимостью отдела продаж, чтобы достичь целей по прибыльности. Для этого Вам нужно установить годовые цели по продажам запчастей и подготовить план по прибыльности для отделов. Сделать это можно при помощи выделения затрат на продажи и дальнейшего их разбиения на прямые и косвенные затраты от ожидаемых продаж. Затем делается ежемесячное сравнение плана с полученными результатами и при необходимости вводятся корректирующие мероприятия.
а) Планы по продажам запчастей могут быть подготовлены:
1. Традиционным методом, где расчет проводится по увеличению цены в год, увеличению количества поставленного оборудования, на котором и базируются продажи запчастей, ожидаемым показателям экономического роста, того, как продажи увеличивались в прошлом и пр. В этом случае в качестве начальной точки отсчета используются результаты продаж в течение предыдущих лет.
2. На основе прогнозирования спроса, где план продаж базируется на прогнозируемом количестве оборудования, которое будет поставлено. Однако, с того момента, как начинает проявляться разрыв между результатами реальных продаж и спрогнозированным спросом, предлагается подготовить окончательный план продаж с использованием обоих методов. Измерение показателей и контроля за степенью достижения плановых показателей плана продаж запчастей должны быть основаны на общем количестве продаж, а также на уровне продаж на менеджера в отделе запчастей.
в) Отношение затрат на продажи к чистым продажам должны проверяться ежемесячно, чтобы понять, существует ли соответствие с ранее принятым планом. Обычно, для дистрибьюторов необходимо иметь соотношение в 40% прибыли к чистым продажам (Данные приведены по типовой структуре цены при продажах спецтехники).
с) Когда действительные результаты серьезно отстают от заложенных по плану в начале отчетного периода или года, запланированные показатели и контроль за ними теряют свою значимость.
Когда действительные результаты продаж меньше более чем на 80% от плановых показателей, необходимо изменить показатели и, соответственно, план продаж. Скорректированный план должен быть согласован (иметь обратную связь) с сектором заказа запчастей, который должен быть затем проверен и соответствовать закупкам запчастей, поставкам и уровню поддержания запчастей на складе в соответствии с проведенной ревизией.
КОНТРОЛЬ ЗА ЦЕНАМИ НА ЗАПЧАСТИ
Без знания цен продаж запчастей и ценовой политики конкурентов трудно успешно конкурировать. Поэтому необходимо активно искать информацию относительно цен продаж конкурентов, ценовой политики, ценообразования и пр., с целью удостовериться в своей лучшей позиции по отношению к конкурентам, и проводить корректировку цен для потребителей, когда это необходимо.
Основа управления ценами на запчасти состоит в том, чтобы достигнуть требуемого объема продаж по разумным ценам. Чтобы реализовать эти цели, компания должна установить уровень цены для потребителей после сравнения цен запчастей с конкурентами и цен таких же, но неоригинальных запчастей. Как уже указывалось, стоимость запчастей внутри компании и цена продажи должны быть определены на основе цены конкурентов и суммарных цен закупки, доставки, страхования, импортных пошлин (если производится импорт), внутреннего транзита, стоимости таможенной очистки, курса валюты, прямых затрат на продажи, косвенных затрат на продажи и целей по прибыльности.