Страница 4 из 6
Большинство мероприятий проходят в соответствии с тем или другим форматом, но некоторые проекты требуют от организаторов нарушать границы и правила выбранного формата, синтезируя несколько из них в одном событии или соединяя их последовательно (например, конференция, по завершении которой проходит торжественная церемония вручения наград).
Бывает, что формат задан изначально, но даже в этой ситуации следует убедиться, что он соответствует цели и концепции, в противном случае потребуется внести изменения: выбрать иной формат или скорректировать само мероприятие.
Если же формат не был указан клиентом, организатору предстоит подобрать наиболее подходящий. Для этого необходимо учесть следующие факторы:
1. Цели.
2. Концепция.
3. Количество и состав гостей.
4. Имидж бренда.
5. Время проведения мероприятия.
6. Бюджет.
Также нужно иметь в виду и такие нюансы, как повод для события, время года и т. д.
Рассмотрим форматы уже упоминавшихся мероприятий.
Для мероприятия DHL с концепцией «Мы соединяем мир» наиболее подходящим форматом стала конференция. Такой формат настраивает участников на рабочее отношение к получаемой информации. Также конференция позволяет провести несколько сессий на разные темы и четко структурировать подачу материала.
А вот мероприятие для клиентов бренда MINI «Подмосковные вечера» – это вечеринка. Формат, в котором большое внимание уделяется активному участию гостей. Соответственно, питание обеспечивается буфетными линиями и барами, а кроме сцены создаются зоны с разнообразными активностями.
Однажды к нам, на тот момент известному московскому event-агентству, обратился клиент с просьбой организовать открытие дилерского центра BMW в Санкт-Петербурге. Приехав на встречу, мы сразу задали вопрос: понимает ли заказчик, что работать с московской компанией будет дороже, чем нанять местную? Понимаем, говорят, вот и докажите, что мы делаем это не зря. Когда мы осматривали почти готовый дилерский центр, заказчики пояснили, что в первую очередь им нужно показать гостям не магазин, а ремонтную зону. Дело в том, что клиенты компании покупают новую машину примерно раз в 3–5 лет, а вот обслуживаются пару раз в год. Поэтому нужно сделать акцент на ремонтной зоне, чтобы, приезжая на мероприятие, люди попадали сразу туда. Мы задумались. Что такое ремонтная зона? Это автосервис с подъемниками, инструментами, вытяжкой. Что там можно придумать? Осматривая помещение, мы поняли: его надо превратить в ночной клуб. Стандартно формат подобного мероприятия предполагает такую последовательность: торжественная часть, а затем вечеринка. Но это не соответствовало поставленной задаче. Ведь после официальной части многие гости могли уйти. Тогда мы перевернули привычный ход мероприятия. Приезжая на открытие центра, гости заходили через предназначенные для въезда машин ворота в ремонтную зону, где был настоящий клуб с танцовщицами гоу-гоу, поднятыми над толпой на платформах автомобильных подъемников, огромным круглым баром, занимающим центр зала, ди-джеем в кузове пикапа, ультрафиолетовыми граффити на стенах и, конечно, самой заводной танцевальной музыкой. Проведя примерно час на такой яркой вечеринке, невозможно было не заразиться общим весельем. Затем мы приглашали гостей в элегантно оформленную зону, где их ждали изысканные закуски, презентация автомобиля, выступление руководства центра (руководители – большие любители хоккея, они были одеты в одинаковые свитера, как настоящая команда), а в завершении вечера – эффектный огнепад по всему периметру огромной стеклянной стены фасада дилерского центра. Так осознанное изменение формата помогло реализовать поставленную задачу и точно передать сообщение гостям.
Питерские клиенты потом сказали, что ни на секунду не пожалели, обратившись к москвичам, а потраченные на мероприятие деньги очень быстро вернулись с прибылью.
Сценарий мероприятия
После определения целей и задач мероприятия, после выделения основного сообщения, формулирования концепции и подбора формата можно приступать к созданию сценария предстоящего события.
Сценарий в event-индустрии – это основной документ, от качества проработки которого напрямую зависит успех мероприятия и достижение поставленных целей.
В отличие от театрального, сценарий мероприятия описывает не только сценическое действие, но и все, что происходит до и после.
Структуру сценария определяет формат мероприятия. Можно сказать, что схожую структуру имеют сценарии всех банкетов, конференций и т. д. Это связано с четкими ограничениями возможностей восприятия информации и условиями комфорта гостей и участников.
Давайте рассмотрим это на примерах.
Банкет. Гости сидят за столом, официанты подают еду. Общение на таком мероприятии будет ограничиваться в основном соседями по столу. Так как продолжительность сидячего банкета в среднем 3–4 часа, организатору надо создать сценарий, который бы позволил гостям постоянно следить за происходящим на сцене, иначе им очень быстро станет скучно.
Коктейль. Гости стоят на протяжении всего мероприятия, общаются друг с другом, официанты носят еду и напитки по залу. Такое мероприятие может продолжаться не более полутора часов (в противном случае гости устанут и начнут уходить). Но и это время нельзя занять целиком. На основные события на сцене у организатора есть примерно 30 минут, так как необходимо оставить временной запас в начале и конце: на сбор гостей и на их постепенный уход соответственно.
Сценарий должен быть построен таким образом, чтобы в рамках выбранного формата максимально точно передавать гостям сообщение. Нет необходимости подчинять каждую минуту мероприятия раскрытию всей концепции. Нужно в определенные моменты времени выделять конкретную составляющую сообщения, чтобы в итоге у гостей все они сложились в единую гармоничную картину, максимально полно передающую смысл основной идеи прошедшего события.
Теперь поговорим о форме сценария мероприятия.
Строго говоря, готовый сценарий должен отвечать на следующие вопросы:
1. Что происходит?
2. Где происходит?
3. Когда начинается и сколько времени продолжается?
4. Кто в этом участвует?
5. Кто ответственное лицо?
Простого сценария, оформленного как ответы на перечисленные вопросы в виде текста, таблицы или в режиме outline, будет достаточно при организации небольшого мероприятия или на этапе подачи первого предложения клиенту.
Но, так как сценарий предназначен для большого числа служб и специалистов, которые задействованы в процессах организации и проведения мероприятия, часто необходимо создать несколько документов (их количество зависит от объема подготовительных работ и количества участников проекта). Исходя из этого, сценарии делятся на несколько видов.
1. Развернутый сценарий.
2. Сценарный план.
3. Краткий сценарий.
4. Технический сценарий.
5. Сценарий для ведущего.
Развернутый сценарий создается и ведется руководителем или менеджером проекта. В нем указывается наиболее подробная информация по всем связанным с мероприятием действиям.
Сценарный план, или тайминг, включает в себя наименования основных блоков мероприятия, их последовательность, хронометраж и краткое описание. Он предназначается в основном для представителей клиента, работников площадки и подрядчиков.
Краткий сценарий, или расширенный тайминг, создается для распространения среди ответственных лиц, чтобы обозначить их зону ответственности. Также краткий сценарий может предоставляться менеджеру площадки и подрядчикам для синхронизации и координации действий.